Hoe delegeren tot bedrijfsgroei leidt
Iedere ondernemer heeft doorgaans meer werk dan tijd. Dus moeten er keuzes gemaakt worden over wat prioriteit te geven. Nu blijkt uit onderzoek dat het merendeel van de ondernemers 40% van hun tijd besteden aan relatief onbelangrijke, niet strategische zaken.
Herkenbaar? Zou jij je liever concentreren op het bos in plaats van je bezig houden met de bomen?
Het merendeel van de ondernemers besteden 40% van hun tijd aan relatief onbelangrijke, niet-strategische zaken.
In dit blog vertellen we je wanneer en hoe te beginnen met het delegeren van juist die kleine dingen die gedelegeerd kunnen worden, en die samen een groot effect hebben op je effectiviteit. Want een deel van je dagelijkse taken uitbesteden helpt niet alleen bij werkdagen van 18 uur, maar helpen je bedrijf ook op de lange termijn.
Begin je bij het lezen van het woord delegeren alleen al al te gapen, en vind je het een vreselijk saai onderwerp? Door te delegeren bereik je veel meer, op korte en op lange termijn. Het kan het verschil maken tussen stagnatie of zelfs krimp, en versnelde groei.
Lees hieronder verder.
Het is tijd voor een nieuw idee over bedrijfsgroei dat past bij ondernemers die vooruit kijken.
Het Business Accelerator whitepaper vertelt over ons nieuwe idee over bedrijfsgroei en toont je hoe jij jouw ambitie waar kunt maken. Hoe je dit doet? Door eerst te systematiseren, dan te schalen en dan de resultaten daarvan te benutten.
Dat doe -en kan! - je zelf. Zo maak je groei systematisch en kom je fundamenteel verder. Zo simpel is het.
Waarom delegeren?
Succesvolle ondernemers zijn van nature altijd op zoek naar hefboomwerking. En wel hefboomwerking van extern beschikbare middelen ten bate van het bedrijf, die je helpen om de winstgevendheid en het afzetvolume van je bedrijf te verhogen.
Je kunt hierbij denken aan de volgende voorbeelden:
de inzet van geld van anderen in je bedrijf (aantrekken van investeringen)
de inzet van producten van anderen in je bedrijf voor wederverkoop of productie (inkoop)
de inzet van commerciële kanalen van anderen in je bedrijf (indirecte verkoopkanalen, gebruik van externe databases)
de inzet van de tijd van anderen ten bate van je bedrijf (iemand in loondienst nemen, of als free-lancer, als business partner, als stagiaire/trainee, virtuele assistent, vrijwilliger).
Werk van anderen is binnen de context van jouw bedrijf meer waard dan daarbuiten - zo simpel is het.
Succesvolle ondernemers zijn van nature op zoek naar hefboomwerking
Laten we eens kijken naar de inzet van tijd van anderen. Wat is nu precies die hefboomwerking? Er ontstaat een hefboom, omdat de uren die je inkoopt het bedrijf meer oplevert dan de kosten om ze te verwerven. Dat komt omdat het werk van anderen binnen de context van jouw bedrijf meer waard is dan daarbuiten. Zo simpel is het. In het geval van productie wordt dat veroorzaakt door het productieproces dat waarde toevoegt. In het geval van dienstverlening komt dat omdat het bedrijf allerlei garanties over kwaliteit en continuïteit toevoegt, of bepaalde kennis heeft opgebouwd over methodes en werkwijzen die extra waarde toevoegen. Door de inzet van de tijd van anderen in je bedrijf behaal je per definitie winst, mits je die inzet op de juiste manier gebruikt.
Wat te delegeren?
Dus we doen er als ondernemers goed aan om de tijd van anderen in te zetten in ons bedrijfsproces. Maar dan is de volgende vraag: welke zaken zelf doen en welke zaken door anderen laten doen? Nu hoor ik je al denken: “Als ik het zelf doe, dan gebeurt het tenminste goed!”. Dat zou misschien kunnen, maar er zitten maar een beperkt aantal beschikbare uren in een dag, in een week, een maand, een jaar. Dus als je geen gebruik maakt van de capaciteit van personeel, free-lancers, partners of leveranciers, dan blijf je werken tegen een glazen plafond en groei je nooit voorbij de beperkingen van je eigen tijd. Verder kun je je afvragen of het werkelijk waar is dat je zelf alles het beste kunt. Je kunt allerlei specialisten inschakelen die heel goed in hun vak zijn.
Als je onvoldoende gebruik maakt van personeel, dan blijf je werken tegen een glazen plafond en
groei je nooit voorbij de beperkingen van je eigen beschikbare tijd
Niet elke ondernemer kan dezelfde dingen delegeren. Wanneer je bedrijf net is begonnen, dan zul je waarschijnlijk meer zelf moeten afhandelen totdat het bedrijf van de grond is. Maar als je bedrijf wat meer gevestigd is, dan moet je op zijn minst overwegen de volgende dagelijkse taken bij anderen onder te brengen.
Accounting / Boekhouding
Je moet natuurlijk altijd een scherp oog houden op de financiële situatie. Je kunt echter waarschijnlijk de kleinere dagelijkse taken delegeren, zoals het versturen van facturen, het invoeren van financiële informatie, en het beheer van de loonadministratie.
Secretarieel
Het beheren van je agenda, het plannen van afspraken, het boeken van reizen, plannen en zelfs het sorteren van e-mails zijn taken die weinig tijd kosten, maar als je ze allemaal optelt, dan nemen ze toch heel wat tijd in op de gemiddelde werkdag. Met behulp van een virtueel (of in-house) assistent kun je enkele uren per dag besparen.
Klantenservice
Als je bedrijf groeit, zou je zelf niet het eerste aanspreekpunt moeten zijn voor klanten die bellen voor hulp of klachten. Laat dit over aan een service-gerichte werknemer.
Data-entry
De invoer van gegevens is nog steeds nodig voor sommige processen, zoals het invoeren van de namen van klanten en e-mailadressen in je database of digitaal klantendossier. Indien mogelijk zou je dit moeten uitstellen tot je genoeg namen hebt om invoer de moeite waard te maken, en dit dan vervolgens uit te besteden. Ook kun je denken aan geautomatiseerde oplossingen.
IT-ondersteuning
Als je wilt leren hoe jij en je medewerkers computerproblemen op kunnen lossen, dan kost dit meestal meer van je tijd dan eenvoudigweg iemand inhuren om het af te handelen. Zoek een bedrijf die technische ondersteuning biedt voor een jaarlijkse vergoeding, of zoek een lokale IT-consultant die je voldoende vertrouwt om je te helpen. Een goede adviseur kan ook verdergaan dan het alleen maar ad-hoc oplossen van problemen. Hij kan ook helpen bij het plannen van een juiste architectuur die nodig is voor (de voorbereiding van) groei.
Marketing
Hoewel je zelf de algemene marketingstrategie en de uitvoering van marketingplannen moet overzien, bespaar je een hoop tijd en moeite door het vinden van ervaren marketeers die je inzet om de dagelijkse aspecten van de marketing af te handelen, zoals het schrijven van een advertentie – of website tekst, het plaatsen van digitale advertenties, het plannen en schrijven van blogartikelen of het plaatsen van sociale media-inhoud.
Verpakking en verzending: Hierbij zou het kunnen gaan over het verzenden van direct mail en promotionele producten, het verzenden van de bestelde artikelen, waarbij je het verzamelen, inpakken, etiketteren en verzenden aan iemand anders kan overlaten.
Goede professionals willen liever voor een professionele partij werken dan voor een enkel bedrijf
Productie
Zelfs als je bedrijf handgemaakte producten maakt, zoals sieraden of woonartikelen, zou je de productie vanaf een bepaald punt moeten delegeren, zodat het bedrijf verder kan groeien dan je eigen capaciteit.
Website
Zowel het ontwerpen als bouwen van je website, als het optimaliseren van zoekmachine optimalisatie en beveiliging kunnen het best overgelaten worden aan een professionele partij, omdat de regels, instellingen én inzichten van wat werkt en wat niet op dit gebied voortdurend veranderen. Verder willen goede professionals liever voor een professionele partij en daarmee voor meerdere opdrachtgevers werken dan voor een enkel bedrijf binnen een statische context.
Schrijven
Het runnen van een bedrijf kan veel van je eisen op het vlak van schrijven, variërend van offertes en blogartikelen, tot white papers en rapporten. Zelfs als je een goede schrijver bent, kunt je tijd besparen door aanstellen van een werknemer of freelance schrijver die een eerste ontwerp opstelt, om dan vervolgens zelf een eigen draai aan het verhaal te geven en een een definitieve versie te maken.
Aan wie te delegeren?
Afhankelijk van de grootte van je bedrijf, het belang van de taak en of je op lange termijn of korte termijn wilt delegeren, kun je delegeren aan familie, medewerkers, freelancers, onderaannemers of business partners.
Familieleden
Als je bedrijf klein is, dan is soms familieleden voor een beperkte vergoeding of zelfs geheel gratis voor je laten werken de beste optie. Zelfs jongere familieleden kunnen omgaan met eenvoudige taken zoals het vullen van enveloppen of het invoeren van gegevens. Sommige echtparen of zelfs meerdere leden van gezin of familie werken heel intensief samen in hun bedrijf, en komen zo tot een sterke vergroting van hun slagkracht, mits de taken goed verdeeld zijn. Er zijn allerlei voorbeelden van succesvolle familiebedrijven. Niet iedereen kiest echter voor deze opzet, want het heeft ook de nodige bezwaren.
Werknemers
Als een taak onderdeel is van de kernfuncties van je bedrijf, zoals het produceren van je product of het geven van klantenservice, dan zul je het idealiter willen delegeren aan een werknemer, zodat je deze persoon beter kan begeleiden en zicht kan houden op de kwaliteit.
Outsourcing
Er zijn veel taken die je kunt delegeren aan freelancers, onafhankelijke aannemers of virtuele medewerkers. op platforms zoals bijvoorbeeld Upwork kun je freelancers vinden die gespecialiseerd zijn in een brede reeks van professies, variërend van IT-consulting en website ontwerp tot marketing copywriting en boekhouding.
Kies mensen die je niet alleen vertrouwt, maar die eveneens de vaardigheden en ervaring hebben om het werk goed uit te voeren
Hoe te delegeren?
Kies de juiste mensen.
Natuurlijk, vertrouwen telt meer als je bij het kiezen van iemand om je aanwezigheid op social media te regelen, dan wanneer je iemand selecteert voor het invoeren van adressen. Toch is het van vitaal belang om die mensen kiezen die je niet alleen vertrouwt, maar eveneens de vaardigheden en ervaring hebben om het werk goed uit te voeren (dan wel de intelligentie hebben om het te leren als ze de ervaring niet hebben).
Implementeer systemen en processen.
Ontwikkel aanwijzingen voor elke taak die je wilt delegeren. Deze kunnen complex of eenvoudig zijn, afhankelijk van de uit te voeren taak. Identificeer alle stappen van de taak die je uitgevoerd wil zien, geef aan welke materialen en tools moeten worden gebruikt om het resultaat te behalen. Bijvoorbeeld: “Neem iedere dag mijn email door, ‘s ochtends om 08:00 uur, en ‘s middags om 16:00 uur. Gebruik deze sjablonen om degenen die een standaard antwoord kunnen krijgen een antwoord te sturen namens mij. Breng degenen die aandacht nodig hebben onder mijn aandacht door hen te bestempelen als dringend. Het doel is dat ik minder tijd besteedt aan mijn emails en dat ik belangrijke emails sneller onder ogen krijg.”
Doe de test.
Begin klein, en wel door het delegeren van een kleine taak om een persoon die je daarvoor overweegt. Bijvoorbeeld, als je een werknemer wilt testen om uiteindelijk al je sociale media voor je te beheren, begin dan door hem/haar een schema voor voorgestelde blogposts te laten opstellen, en kijk of dit goed gaat. Pas daarna kan je overstappen naar het schrijven van tweets en blogposts. Een test stelt je in staat om problemen op te lossen en zorgt ervoor dat je de juiste persoon hebt geselecteerd.
Micro-managen moet je vermijden, maar je moet wel regelmatig nagaan of de resultaten worden bereikt
Communiceer regelmatig.
Open communicatie kan de sleutel tot succesvol delegeren zijn. Je kan iemand aanstellen om voortdurend te communiceren met een aantal mensen, zoals je virtuele assistent. Anderen, zoals een IT-consultant, heeft geen frequent contact nodig. In beide gevallen echter, moet je systemen en termijnen opzetten voor wanneer en hoe met mensen te communiceren (bijvoorbeeld de status elke ochtend en middag checken via Slack, wekelijks een call, één keer per maand een live afspraak om zaken door te nemen, etc.).
Niet micro-managen
Micro-managen moet je vermijden, maar je moet wel regelmatig nagaan of de resultaten worden bereikt. Idealiter, als mensen eenmaal weten wat hun toegewezen taken zijn, dan zouden zij in staat moeten zijn om die af te handelen, zonder verdere inmenging van jou. Micro-managen zal je werk zeker niet verlichten, integendeel. Je zult nog meer werk hebben dan voorheen, en de output van je mensen zal achteruit lopen, omdat ze geen vrijheid en motivatie voelen om hun beste prestatie te leveren. Echter, delegeren maakt niet dat je afstand doet van verantwoordelijkheid, dus je moet er wel bovenop blijven zitten om de resultaten van werknemers te zekeren en de algemene vooruitgang van aannemers via check-ins en beoordelingen te beoordelen.
Delegeren betekent je bedrijf laten groeien door minder te doen
Wat levert delegeren op?
Wat is het gewenste resultaat van dit alles? Door beter te delegeren hoef jij minder te doen. Alle nodige activiteiten vinden toch plaats, en jij kunt je tijd besteden aan strategische zaken. Bovendien zet je door te delegeren een hefboom op je bedrijf en je prestaties. Kortom: delegeren levert bedrijfsgroei op. Succes!
Strategische systemen voor bedrijfsgroei
Wil jij je bezighouden met de strategie en de systemen die leiden tot bedrijfsgroei?
Sluit je dan aan bij het Scaleup Bootcamp. Het tweedaagse Scaleup Bootcamp is gemaakt voor ambitieuze groeiers ongeacht product, grootte, markt of sector. In het Scaleup Bootcamp leer je welke systemen nodig zijn om versnelde groei te bereiken en te behouden. Je ontvangt de exacte groeiformule en het bewezen systeem van microstrategieën op het gebied van o.a. branding, marketing en sales.
Zie je het voor je? Twee dagen voor jezelf, vol inspiratie waardoor je op een nieuwe manier naar je bedrijf gaat kijken. Een andere mindset bij jou en de medewerkers die je meeneemt is het resultaat daarvan. Én je gaat tijdens het Bootcamp praktisch aan de slag met het materiaal en de door jou verkregen inzichten. Om zo de verbeteringen in je bedrijf te bepalen en een stevige aanzet te maken met de implementatie ervan.
Als jij serieus aan de slag wilt met de groei van jouw bedrijf, dan is het Scaleup Bootcamp the place to be voor jou!
