De kracht van evalueren
Dat het goed is om projecten te evalueren en zo steeds effectiever te worden, is eigenlijk heel logisch. Toch wordt het vaak overgeslagen. Ten onrechte, en daarom in dit blog een uitleg van wat regelmatig terugkijken voor jouw bedrijf kan betekenen en hoe je dit doet.
Het blijkt dat teams die gestructureerde evaluaties of debriefs doen, doorgaans 25% effectiever dan teams die dat niet doen. En die verbetering kan zich vertalen in een enorme groei van bedrijfsresultaten, onder meer het vermenigvuldigen van je winst met een factor 10.
Hoe is dit mogelijk? Een evaluatie, debrief of post-mortem is een manier om van je ervaringen te leren. Ze vormen een fundamenteel onderdeel om agile werken op de juiste manier te doen en worden gebruikt in de geneeskunde en het leger. Hier is falen geen reeële optie is en het behalen van een positief eindresultaat is van levensbelang. In toenemende mate vindt deze techniek zijn weg in zakelijke werkomgevingen.
Lees hieronder verder.
Het is tijd voor een nieuw idee over bedrijfsgroei dat past bij ondernemers die vooruit kijken.
Het Business Accelerator whitepaper vertelt over ons nieuwe idee over bedrijfsgroei en toont je hoe jij jouw ambitie waar kunt maken. Hoe je dit doet? Door eerst te systematiseren, dan te schalen en dan de resultaten daarvan te benutten.
Dat doe -en kan! - je zelf. Zo maak je groei systematisch en kom je fundamenteel verder. Zo simpel is het.
Waan van de dag
Als ondernemer loop je het risico dat je wordt meegesleurd door de waan van de dag. Je hebt een to-do-lijst waar geen eind aan komt, je klanten hebben je nodig, je werknemers hebben vragen, ga zo maar door. Je neemt de hele dag door beslissingen, de best mogelijke beslissingen ‘in the heat of the moment’.
Het probleem hiermee is dat wanneer je blijft doorhollen, zonder af en toe eens terug te kijken op je handelingen en beslissingen, je belangrijke kansen gaat missen. Je ontzegt je de voordelen en inzichten van het voortschrijdend inzicht dat evalueren biedt.
Zonder evaluatie kan een fout eindeloos vaak worden herhaald voordat deze wordt opgespoord en structureel wordt voorkomen. Zonder evaluatie profiteert jouw organisatie niet van de ervaringen van het team. Er is dan geen methode voorhanden om de leerresultaten van het werk dat is gedaan te verzamelen en te bestuderen. Oftewel, je benut leermomenten niet.
In deze situatie heb je kans dat je in cirkels blijft ronddraaien en telkens dezelfde problemen aan het oplossen bent. Einstein zei ooit: waanzin is steeds maar weer hetzelfde doen en daarbij een andere uitkomst verwachten. Het is daarom goed om regelmatig terug te kijken en te evalueren. En als je dagelijks je prestaties van jou en je team wilt verbeteren, dan is dagelijks evalueren de oplossing.
Helaas is het vrij gemakkelijk om het evalueren te vergeten en in de waan van de dag te blijven. Immers, wat levert het precies op? Als ondernemer ben je wel bereid om te investeren, maar je wilt wel weten waarin. En zelfs als je een evaluatie wilt doen, hoe doe je dat dan?
Dit blogartikel gaat over het uitvoeren van evaluaties en debriefs, hun waarde en hoe ze uit te voeren.
Het geheim
Lang geleden was ik leidinggevende in het leger. Daar hielden we altijd debrief-bijeenkomsten na elke missie. We bespraken wat goed ging, wat niet, en nog belangrijker, hoe we de teamuitvoering de volgende keer zouden verbeteren.
Deze evaluaties waren cruciaal voor het ontwikkelen van de vaardigheden van alle collega's en het creëren van een goed presterend team dat sneller en efficiënter met elkaar kon optrekken tijdens missies. Ik kreeg destijds een mooi compliment van de majoor van de eenheid: nog nooit had hij zo’n goed functionerend peloton met dienstplichtigen gezien, wat was mijn geheim?
Behalve het respectvol en als gelijke behandelen van mijn ‘ondergeschikten’, de soldaten, keken we veelvuldig samen vooruit (doelstellingen en strategie), en keken we ook samen achterom (in de vorm van debriefs en evaluaties). Ik ben de debriefs en evaluaties in het bedrijfsleven altijd blijven herhalen.
Uitkomsten academisch onderzoek
Maar nu hoor ik je denken “Debriefs zijn alleen voor getrainde militairen, toch?”. Jouw bedrijfsteam doet tenslotte niet dit soort evaluaties en ze doen het prima. Toonaangevend academisch onderzoek laat zien dat je ook in het bedrijfsleven niet zonder debriefs kunt.
In een artikel voor The Human Factors and Ergonomic Society getiteld "Do Team en Individual Debriefs Enhance Performance?" analyseerden Dr. Scott Tannenbaum en Dr. Chris Cerasoli* meer dan 40 verschillende onafhankelijke onderzoeksprojecten over de kracht van het uitvoeren van debriefs.
In een gigantische meta-analyse kwamen ze tot de volgende conclusies:
• Eenvoudige debriefs verhoogden de teameffectiviteit met gemiddeld 23% bij het volgende project.
• Gestructureerde debriefs verhoogden de teameffectiviteit met gemiddeld 38% bij het volgende project.
• Als een derde partij de debrief faciliteert, verhoogde dat de teameffectiviteit met nog eens 27%.
De waarde van debriefs voor jouw bedrijf
Dus, wat kan het debriefen van meetings en projecten voor een organisatie betekenen?
Laten we er een paar rekensommen op los laten. In een opvallende studie verschenen in Harvard Business Review-artikelen staat dat slechts 33% van de onderzochte projecten binnen bedrijven op tijd, met resultaat en binnen budget wordt voltooid.
Ja, ik weet het, ik weet het - dat is natuurlijk helemaal niet van toepassing op jouw bedrijf, jij trekt het gemiddelde immers enorm op. Toch is het volgende voor jouw performance nog steeds erg interessant.
Laten we eens uitgaan van het volgende vertrekpunt: je voltooit maar liefst 60% van je zakelijke projecten succesvol (binnen budget, binnen de tijd en met alle beoogde resultaten). En laten we zeggen dat, ook al doe je niet aan debriefs, jouw team nog steeds de harde lessen uit de realiteit leert en dat jouw mensen met een ongelooflijke 5% verbeteren, iedere keer als ze samen een project aanpakken.
Hier is hoe hun effectiviteit in de loop van de tijd zou verbeteren:
GEEN EVALUATIE MET DEBRIEF - KANS OP SUCCES VAN HET PROJECT
PROJECT1 - 60%
PROJECT2 - 62%
PROJECT3 - 64%
Dus elke keer 5% meer efficiëntie betekent dat je na drie herhalingen 64% kans op succes hebt om samen als een team succesvol te presteren (merk op dat we de effectiviteit niet elke keer met 5% verhogen - we hebben 5% minder kans op mislukking). Niet slecht, toch?
Je bent als team een beetje beter op elkaar ingespeeld geraakt, eventuele nieuwe teamleden hebben weer wat meer ervaring opgedaan en je hebt je efficiëntie weer een beetje verhoogd.
Maar hoe zou de effectiviteit van je team eruit zien als we een gestructureerde debrief hadden uitgevoerd door een derde partij?
WEL EVALUATIE MET DEBRIEFING - KANS OP SUCCES VAN HET PROJECT
PROJECT1 - 60%
PROJECT2 - 75%
PROJECT3 - 80%
Een team dat gestructureerde, door derden gefaciliteerde debriefs uitvoert, is 25% effectiever na drie projectherhalingen samen en heeft een succespercentage van 85% bij hun derde missie.
Stop en kijk eens opnieuw naar die cijfers…. Wat zou ruim 20% meer succes betekenen voor jouw teamprestaties, jouw organisatiecultuur of jouw bedrijf in het algemeen?
Bot of scherp?
“Maar”, denk je nu wellicht, “dergelijke debriefs kosten een hoop tijd”. En dat is nou precies het enige waar je tekort aan hebt.
In zijn baanbrekende boek, The 7 Habits of Highly Effective People, vertelt Stephen Covey een vaak herhaald verhaal. Daarin beschrijft hij twee houthakkers die koortsachtig een boom aan het omzagen zijn met een zaag voor twee personen. Je kent het wellicht. Ze boeken weinig vooruitgang omdat hun zaag bot en niet bepaald effectief is. Wanneer een voorbijganger hen vraagt waarom ze niet stoppen om hun zaag te slijpen, antwoorden de houthakkers: "We kunnen niet stoppen om de zaag te slijpen! We hebben het veel te druk met zagen!“.
Wanneer heeft jouw team voor het laatst hun zaag geslepen?
Oké, en hoe dan?
Dus je ziet dit wel zitten en wilt ermee aan de slag; maar hoe doe je dat, wat is een handige aanpak?
De basisstructuur van een evaluatie of debrief is om in een korte vergadering het volgende van het hele team naar boven te halen:
Wat werkte er niet?
Stel jezelf en je team aan het einde van je project of meeting de vraag “Wat werkte er niet?”.
Loop in gedachten het project nog eens door en laat iedereen voor zichzelf opschrijven wat er niet goed ging, welke fouten er zijn gemaakt, welke zaken er zijn vergeten, welke ergernissen er waren en de punten waarvan je vindt dat ze de volgende keer beter kunnen.
Wanneer iedereen zijn lijst compleet heeft, is de volgende stap om te kijken of je oplossingen of verbeteringen kunt bedenken bij elk van de punten die zijn opgeschreven. Als blijkt dat je medewerking of hulp van anderen nodig hebt, schrijf dan op wie je daarvoor moet inschakelen.
Zo maak je van de ‘negatieve’ punten uit het project stapstenen om het de volgende keer beter te doen.
Wat werkte er wel?
De volgende stap is om terug te kijken op het project met de vraag “Wat werkte er wél?”.
Zelfde recept, iedereen in het team maakt weer een lijst, nu met de punten waar ze tevreden over zijn, de successen en succesjes die zijn behaald, het plezier of de voldoening die je hebt ervaren.
Dit geeft een positief gevoel over je project en over jezelf én het geeft alle teamleden zicht op kwaliteiten die zij vaker mogen inzetten en gewoontes die er zeker in mogen blijven. En meer algemeen: het wordt zichtbaar dat heel veel dingen heel goed gedaan worden, die dus als vast onderdeel van het proces gedaan kunnen blijven worden.
Zo eindig je de evaluatie-meeting met een positieve blik op het project, en je geeft het team en jezelf nieuwe energie om met het volgende project nog weer beter te presteren.
Een praktisch advies is het volgende. Een uitdaging voor veel teams kan zijn dat dit soort evaluaties soms ongemakkelijk kunnen aanvoelen. Maar je kunt mogelijk ongemak wegnemen en zo de echte waarde van het evalueren optimaal benutten:
• Oefening en continuïteit zijn erg belangrijk om de echte voordelen te behalen - net als bij andere agile praktijken. Eén keer doen is leuk, maar je krijgt dan maar een fractie van de waarde ervan.
• Deel de conclusies niet buiten het team. Dit is puur voor het team om zichzelf te verbeteren.
• Zorg ervoor dat er vooral ook zaken worden gedeeld die goed zijn gegaan en dat je de de successen van het team viert. We delen vaak niet de dingen die goed zijn gegaan, en nemen de eer voor onszelf en geven anderen niet altijd de erkenning voor hun bijdrage. Ook het erkennen van "kleine overwinningen" kan zeer effectief zijn voor teamproductiviteit en verbetering.
Start nu met jouw evaluatie of debrief in de praktijk
Ik hoop dat je de kans ziet en concludeert: meteen mee beginnen. Geef het een kans, ik denk dat de opbrengst je echt zal verbazen.
Drie dingen die je vandaag kunt doen:
1. Ga het doen
Plan je eerste terugkijkmoment met je team, als je dat nog niet doet. Het is niet moeilijk, kost niet veel tijd en zelfs als je het niet perfect doet, is er veel waarde.
Wat werkte er niet? En wat kan worden verbeterd?
Wat werkte er wél?
Optioneel: Wat is de focus voor de volgende periode /sprint/maand/kwartaal (een of twee aspecten om op te focussen).
2. Concentreer en focus
Als je eenmaal een evaluatie hebt gedaan, help je jouw team om zich echt op de conclusies te concentreren. Je zult meteen aanzienlijke resultaten zien.
3. Herhaal en leer
Doe nog een evaluatie in twee weken, of aan het einde van je volgende sprint, of wat het juiste moment is (maar doe het snel). Stel dezelfde vragen. Help het team om zich te concentreren op de dingen waarop je hebt besloten je te concentreren. Doe het daarna steeds weer opnieuw. Na drie of vier evaluaties, die regelmatig worden gedaan, zul je meer en meer resultaten gaan zien: het team zal opener zijn, de feedback zal beter zijn, je ziet meer focus en je zult enkele slechte gewoonten zien verdwijnen.
Tot slot
Inspiratie opdoen over schaalbaar leiderschap? Zelf schaalbaarheid en daarmee versnelde bedrijfsgroei realiseren? Werken aan schaalbaarheid met andere start-ups, scale-ups en investeerders? Doe dan mee aan het Scaleup Bootcamp!
In het sensationele gratis 2-daagse Scaleup Bootcamp krijg je een helder beeld van a) hoe je er nu voor staat met de schaalbaarheid van je bedrijf b) hoe je door slimme strategieën op eenvoudige wijze meer omzet en winst kunt maken c) hoe je ervoor zorgt dat je bedrijf uiteindelijk meer waard wordt en d) wat je moet doen om een succesvolle verkoop te realiseren.
Zo pluk je niet alleen de vruchten van een verhoogd resultaat op de korte termijn, maar laat je de investeringen binnen je bedrijf langdurig renderen en vaar je een toekomstbestendige koers. Met een verlaagd risico en een verhoogd rendement. Hoe cool is dat?
Een fractie van wat je zult leren op het Scaleup Bootcamp:
✔ hoe je jouw schaalbare leiderschap ontwikkeld
✔ hoe je jouw omzet verdubbeld door een unieke en bewezen marketingstrategie die vrijwel niemand kent
✔ welke ondernemers mindset voor groei essentieel is
✔ de beste groeistrategie en de de volgende stap in de ontwikkeling van jouw bedrijf
✔ hoe je makkelijk versneld kunt groeien en extra financiering kunt aantrekken
✔ hoeveel jouw bedrijf nu waard is en wat het waard kan worden
✔ hoe je de concurrentie voor kan blijven door jouw onderscheidend vermogen sterk te vergroten
✔ welk rekenmodel ten grondslag ligt aan exponentiële groei
✔ hoe je nieuwe verdienmodellen aan je bestaande business kan toevoegen.
Je kunt zowel live als online deelnemen aan het Scaleup Bootcamp! We combineren de voordelen van offline en online, om er zo een superwaardevolle ervaring voor jou van te maken.
Wil jij aan de slag om versneld te groeien en op te schalen?
*Referentie: Tannenbaum, S. I., en C. P. Cerasoli. "Do Team and Individual Debriefs Enhance Performance? A Meta-Analysis." Human Factors: The Journal of the Human Factors and Ergonomics Society 55.1 (2012): 231-45.